Biuro przyszłości. Jak zorganizować w nim przestrzeń, aby zachęcić pracowników do powrotu do biura

Pandemia COVID-19 wiele zmieniła w funkcjonowaniu firm i organizacji pracy. To, w jaki sposób zmieniły się sposoby użytkowania biura oraz dlaczego pracownicy chcą przyjeżdżać do siedziby swojej firmy, pokazuje raport Skanska i Colliers "Zaprojektuj biuro przyszłości", o którym opowiadają Karolina Dudek, Associate Director w dziale People and Places Advisory w firmie Colliers i Arkadiusz Rudzki, wiceprezes wykonawczy w spółce biurowej Skanska.

Ocena miejsca pracy. Dojazd kluczowym aspektem

Dojazd do miejsca pracy jest jednym z kluczowych czynników wpływających na to, jak pracownicy oceniają lokalizację swojej firmy. Co ważne, na tę ocenę składa się nie tylko czas dotarcia do biura i powrotu do domu, ale także sposób dojazdu. Raport Skanska i Colliers pokazał, że większość pracowników, którzy wzięli udział w badaniu (aż 42 proc.), dociera do swoich biur komunikacją miejską. Dlatego też dobre skomunikowanie biurowca ze wszystkimi dzielnicami miasta to priorytet wielu firm przy wyborze lokalizacji.

– Kluczowym czynnikiem decydującym o wyborze miejsca, w którym nasi klienci będą prowadzili swoją działalność, jest dostęp do komunikacji miejskiej. Ponieważ centra miast są najlepiej skomunikowane, większość projektów Skanska zlokalizowanych jest właśnie w centrum bądź w miejscach, do których dostęp komunikacją publiczną jest tak dobry, jak w centrum – mówi Arkadiusz Rudzki, wiceprezes wykonawczy ze spółki biurowej Skanska

– Przemieszczanie się komunikacją z domu do pracy to nie tylko kwestia dotarcia do miejsca pracy, lecz także załatwiania po drodze różnych spraw. Komunikacja miejska, która daje nam swobodę poruszania się po mieście, wygrywa więc z samochodem, którym trudno jeździ się po centrum – dodaje Karolina Dudek.

Z raportu „Zaprojektuj Biuro przyszłości" wynika, że pracownicy, którzy docierają do biura pieszo, rowerem bądź hulajnogą oceniają swój dojazd jako dogodny. Najbardziej zadowoleni z lokalizacji biura jesteśmy wówczas, gdy droga do niego zajmuje nam do 30 min. W tym przypadku średni zakres pracy wykonywanej z biura wynosi prawie 3 dni.

Arkadiusz Rudzki wyjaśnia, że trend na centralne lokalizacje będzie coraz większy, a także presja na to, aby komunikacja publiczna jeszcze bardziej się rozwijała. – Są oczywiście lokalizacje pozacentralne, które będą się dobrze rozwijać pod warunkiem, że inwestorzy i deweloperzy, którzy przygotowują takie inwestycje zadbają o to, żeby najpotrzebniejsze usługi i infrastruktura gastronomiczno – rozrywkowa były w pobliżu – dodaje ekspert.

Jak oceniamy środowisko, w którym pracujemy? 

Jak zauważają eksperci, centralne lokalizacje charakteryzują się więc nie tylko łatwym dostępem do komunikacji miejskiej, ale także dostępnością szerokiej oferty gastronomicznej i kulturalnej. Z raportu Skanska i Colliers można się dowiedzieć, jakie inne udogodnienia związane z lokalizacją firmy, są istotne dla pracowników. Okazuje się, że tym, co użytkownicy biura uważają za niezbędne, są:

  • sklep spożywczy (62 proc.)
  • kantyna budynkowa (55 proc.)
  • restauracja (54 proc.)
  • udogodnienia dla rowerzystów (53 proc.)
  • paczkomat (42 proc.)
  • kawiarnia (40 proc.)
  • taras / patio (37 proc.)
  • fitness / siłownia (25 proc.)
  • apteka (21 proc.)
  • bankomat (20 proc.)

W nawiasach podano procent badanych, którzy wskazali dane udogodnienie w pobliżu biura jako bardzo istotne.

Do najmniej istotnych udogodnień respondenci zaliczyli zaś pralnię, palarnię, szewca, krawca, myjnię samochodową, saunę/spa, grotę solną, pocztę, fryzjera/kosmetyczkę i drukarnię/punkt ksero.

Większość pracowników lubi swoje biura

Skanska i Colliers zbadali także to, w jaki sposób pracownicy oceniają biura, w których wykonują swoją pracę. Analiza wyników pokazała, że zdecydowana większość, bo aż 80 proc. badanych, jest zadowolona z tych przestrzeni. To, co dziś na ogół zapewniają przestrzenie biurowe, zgodnie z odpowiedziami respondentów, jest to dostęp do światła dziennego oraz łatwy dostęp do współpracowników. Wysoko w rankingu dostępnych funkcjonalności znalazły się także wygodne stanowisko pracy, dostęp do przestrzeni odpowiedniej do wykonywanego aktualnie zadania i ułatwianie spotkań z osobami z innych zespołów.

Badanie wykazało także, że cechą najbardziej korelującą z częstotliwością pojawiania się w biurze jest zapewnienie warunków do efektywnej pracy. Im bardziej pracownicy zgadzali się ze stwierdzeniem, że biuro umożliwia im efektywną pracę, tym częściej pojawiali się w biurze.

Jak zorganizować biuro, żeby sprzyjało pracy hybrydowej?

Z Raportu Skanska i Colliers wynika, że najbardziej popularny jest hybrydowy system pracy. 22 proc. respondentów wskazało, iż spędza w firmie średnio 2 dni w tygodniu, a 19 proc. pracuje z biura 3 dni w tygodniu. Pracowników przyjeżdżających do biura rzadziej niż 1 dzień w tygodniu jest tylko 11 proc. a tych, którzy pracują wyłącznie w firmie – 16 proc. Można zatem wysnuć wniosek, że praca hybrydowa jest aktualnie standardem w polskich firmach. To zaś wpływa na organizację przestrzeni biurowej.

Karolina Dudek zwróciła uwagę, że logistyka pracy hybrydowej to trudne wyzwanie, ponieważ nie zawsze jest to model 2/3, czyli dwa dni w biurze, trzy dni z domu bądź odwrotnie. Z czasem okazuje się, że w firmie są osoby, które muszą być na miejscu częściej, inni pracownicy wolą więcej pracować z domu, a są i tacy, którzy przyjeżdżają do biura raz na dwa czy trzy tygodnie, ale wówczas oczekują od zespołu intensywnej pracy grupowej. Pogodzenie tak różnorodnych stylów pracy i mobilności wymaga, aby biuro również było zaprojektowane różnorodnie. Powinno się zapewnić zarówno przestrzenie do pracy samodzielnej w skupieniu, jak i komfortowej pracy zespołowej – mówi ekspertka. – Zespoły, które dużo pracują zdalnie, w momencie, kiedy przychodzą do biura, chcą, żeby biuro było narzędziem do pracy wspólnej, pomagało w budowaniu relacji, wymianie wiedzy, planowaniu pracy – dodaje.

Jako przykład nowej organizacji Karolina Dudek podała rozmieszczenie sal konferencyjnych. Niegdyś zgrupowane w jednym miejscu, dziś powinny być równomiernie rozłożone w całej przestrzeni biurowej i zrównoważone miejscami do pracy indywidualnej w taki sposób, aby wykorzystywane na co dzień dodatkowe przestrzenie wsparcia były w zasięgu wzroku.

Eksperci podkreślają, że biuro zaprojektowane pod pracę hybrydową powinno wspierać działania kreatywne w organizacji, ale też nadrabianie zaległości społecznych, które powstają podczas pracy zdalnej.

– Jako odpowiedzialny deweloper Skanska stara się, żeby każdy z naszych projektów był tak wpisany w otoczenie i tak wykorzystywał przestrzeń zarówno w środku budynku, jak i na zewnątrz, żeby sprzyjała ona integracji. Realizujemy to poprzez budowanie tarasów, loggii, balkonów, amfiteatrów jako przestrzeni wspólnych dla pracowników, a także placów, gdzie można spędzać czas np. w kawiarni czy restauracji. To wspiera pracę hybrydową, która nie polega wyłącznie na podziale między biurem a domem, a bazuje na pracy w różnych miejscach. Elastyczność jest dziś potrzebna pracownikom do tego, żeby mogli w pełni wykorzystywać potencjał swój, technologii, a także miejsca pracy – wyjaśnia Arkadiusz Rudzki.

Wiceprezes spółki biurowej Skanska dodaje, że obecnie wiele firm idzie krok dalej i planuje na terenie swoich przestrzeni takie udogodnienia, jak kluby fitness, siłownie, centra jogi, medytacji i inne usługi sprzyjające dobrostanowi pracowniczemu. Bliskość sklepu spożywczego, restauracji, ale także centrum medycznego czy innych usług ma znaczący wpływ na ocenę środowiska pracy. – Jako deweloperzy staramy się odczytać oczekiwania pracowników naszych klientów po to właśnie, aby stworzyć takie miejsca, gdzie będą mieli wszystko w ramach jednego kompleksu – dodaje Arkadiusz Rudzki.

Ekspert wyjaśnił także, co kryje się pod pojęciem hotelifikacji biur. Oznacza ono, że przestrzenie firmowe stają się miejscami skupiającymi wiele usług. – Wszystko, co jest nam potrzebne, mamy pod ręką, podobnie jak w hotelu – tłumaczy. 

Wiele firm wciąż zmaga się z wyzwaniem, w jaki sposób zachęcić pracowników do powrotu do biura. Twórcy raportu „Zaprojektuj biuro przyszłości" mają dwie rekomendacje dla firm, które chcą, aby ich pracownicy chętniej chodzili do biura. Pierwsza dotyczy wyboru budynku, a dokładnie jego lokalizacji. Dla pracowników bardzo istotną kwestią jest bowiem łatwy i dogodny dojazd do biura. Druga rekomendacja odnosi się do samej przestrzeni biurowej. Powinna ona umożliwiać pracownikom efektywną pracę poprzez zapewnienie odpowiedniej różnorodności pomieszczeń umożliwiających wykonywanie różnych typów zadań.

– Z badania wynika, że jeśli biuro umożliwia efektywną pracę i daje różnorodność przestrzeni do różnych typów zadań, to pracownicy chętniej z niego korzystają. Pracownicy, którzy twierdzą, że ich przestrzeń biurowa wspiera efektywność ich pracy, wedle naszych badań spędzają w biurze o jeden dzień dłużej niż osoby, które mówią, że ich biuro im tego nie zapewnia – mówi Karolina Dudek, a Arkadiusz Rudzki dodaje: – Miejsce pracy, które ma przyciągać pracowników, musi oferować pracownikowi coś więcej niż ma on w domu.

DOSTĘP PREMIUM

TOK FM PREMIUM