To jedna z największych bolączek polskich firm. Kilka prostych zasad, by uniknąć katastrofy

Kołem napędowym polskiej gospodarki od lat jest sektor małych i średnich przedsiębiorstw. I choć dane makroekonomiczne są całkiem przyzwoite, bo według prognoz Komisji Europejskiej nasze PKB w 2025 roku ma wzrosnąć o 3,3 proc., inflacja jest stabilna i utrzymuje się na poziomie ok. 3 proc., a Rada Polityki Pieniężnej niemal regularnie tnie stopy procentowe, to wciąż nie przekłada się to na wyniki finansowe polskich firm. 

W tych branżach czeka się najdłużej na płatności 

Tylko w I połowie 2025 roku niewypłacalność ogłosiło aż 3 745 przedsiębiorstw, czyli o 17,7 proc. więcej niż rok wcześniej. Płynność finansową straciło natomiast więcej firm niż w całym 2022 roku - wynika z raportu firmy Coface. Według statystyk najwięcej, bo aż 80 proc. przedsiębiorstw, upada w ciągu pierwszych pięciu lat swojej działalności. I choć wydaje się to niemożliwe, to takie są smutne realia. Najwięcej kłopotów z "utrzymaniem się na powierzchni" mają przedsiębiorcy zajmujący się takimi branżami jak usługi - 28 proc., handel - 20 proc. i budownictwo, gdzie dotyka to 17 proc. firm.

W każdej z tych branż fala bankructw i utraty płynności finansowej ma nieco inne podłoże, ale główne problemy pozostają takie same. Najwięcej firm wpada w tarapaty przez zatory płatnicze, długie terminy rozliczeń i ograniczony dostęp do tradycyjnych źródeł finansowania. Tu statystyki są bezlitosne.

Według danych Faktura.pl po III kwartale 2025 roku średni czas oczekiwania na zapłatę wyniósł aż 13,7 dnia. Najdłużej na płatności oczekują przedsiębiorcy z takich branż, jak:

• transport - 21,3 dni,
• rolnictwo - 16,1 dnia
• opieka zdrowotna i pomoc społeczna - 15,6 dnia
• usługi - 15,6 dnia
• budownictwo - 14,1 dnia.

Na przeciwległym biegunie branż z najkrótszym terminem płatności znajdują się:

• obsługa rynku nieruchomości - 10,5 dnia
• zakwaterowanie - 11,1 dnia
• działalność finansowa i ubezpieczeniowa - 11,4 dnia
• edukacja - 11,4 dnia
• działalność naukowa i techniczna - 11,6 dnia

Warto jednak zaznaczyć, że dla firm z sektora MŚP nawet kilka dni zwłoki w płatnościach może okazać się zabójcze. Większe przedsiębiorstwa mają większe możliwości, chociażby zasoby rezerwy finansowej czy dostęp do kredytowania, więc łatwiej im "przetrwać" do kolejnego przelewu. 

Największe wyzwania i pułapki czekające na firmy z sektora MŚP

Choć prowadzenie własnej firmy może być fascynującą przygodą, może też okazać się ciemnym zaułkiem, za którym czai się wiele niebezpieczeństw. Nawet świetnie prosperująca firma może popaść w tarapty jeśli jej właściciel da się ponieść emocjom i ułańskiej fantazji. Gros właścicieli firm traktuje je jak swoje "dzieci", myśli o nich niemal całą dobę i poświęca większość czasu na ich prowadzenie. Zwłaszcza że najczęściej przedsiębiorcy z sektora małych i średnich przedsiębiorstw są nie tylko szefami, ale pełnią także rolę sprzedawców, strategów, kadrowców, działu promocji, księgowych, kierowców... To wszystko może przytłaczać i w nadmiarze obowiązków łatwo popełnić błąd. I choć część właścicieli firm z pewnością byłaby szczęśliwa, mogąc scedować część obowiązków na kogoś innego, w polskich realiach, gdzie koszty pracy są niezwykle wysokie, nie stać ich na zatrudnienie kilku dodatkowych specjalistów.

Na czym przedsiębiorcy mogą się "łatwo przejechać"? Pierwsza pułapka, w jaką bardzo łatwo można wpaść to "działanie na czuja". W praktyce może to oznaczać, że np. właściciel firmy kupuje nowe sprzęty, czy wyposażenie, bo jest promocja, bo chce "uciec od podatku", bo uważa, że to się "może przydać" i kupuje na tak zwany zapas.

Do częstych błędów przedsiębiorców zaliczyć można też "łapanie okazji" w biznesie, czyli wchodzenie w nieprzemyślane współprace i podpisywanie kontraktów, które, choć na papierze wyglądają obiecująco, mogą zatopić naszą firmę. Na pozór wszystko się zgadza: świetny kontrahent z nieposzlakowaną opinią, taki o którym firma zawsze marzyła. Szkopuł w tym, że trzeba zgodzić się na warunki, które są na granicy opłacalności. Właściciel się zgadza z myślą, że kiedyś warunki renegocjuje, tyle że to kiedyś się przesuwa w czasie. Drugi przykład: ponownie trafia nam się świetny kontrahent, tyle że warunki kontraktu to płatność z terminem płatności za 60 dni, a koszty realizacji trzeba pokryć już teraz. Właściciel zgadza się, będąc optymistą z myślą, że pieniądze na realizację „znajdą się”.

- Właściciel zaczyna dzień od sprawdzania stanu konta, a kończy na telefonach do kontrahentów z pytaniem: kiedy przelew? Nie planuje, bo teraz to już tylko walka o przetrwanie - mówi Dyrektor Regionalny eFaktor Łukasz Kazimierczak.

I choć z prowadzeniem firmy jest trochę jak z pudełkiem czekoladek - nigdy nie wiadomo, na co możemy trafić, są pewne złote zasady, które pomogą przedsiębiorcom zminimalizować ryzyko porażki.

Stały monitoring kondycji finansowej firmy 

Jednym z podstawowych i najważniejszych kroków, by nie doprowadzić firmy do upadku, a siebie na skraj załamania nerwowego, jest bieżące kontrolowanie naszych przepływów finansowych. Przedsiębiorca powinien nie tylko sprawdzać, kiedy przypadają terminy zapłaty zobowiązań wobec państwa, pracowników czy kontrahentów, ale także musi nauczyć się przewidywać przyszłość i to bez szklanej kuli. Oznacza to, że trzeba zaplanować wydatki tak, by mogły być pokryte z przychodów tak, by firma miała pieniądze na pokrycie wszystkich zobowiązań, a najlepiej jeszcze zostawienie sobie pewnej rezerwy finansowej na nieprzewidziane zdarzenia czy wydatki. W zależności od branży, w jakiej się działa, można planować budżet z miesięcznym lub kwartalnym wyprzedzeniem. Zawsze warto też w połowie miesiąca czy kwartału wrócić do zaplanowanego budżetu i raz jeszcze go zweryfikować. Takie działanie pozwoli na zminimalizowanie ryzyka. 

Planowanie budżetu nie musi być gehenną, najważniejsze, by pamiętać o czterech podstawowych punktach:

• Ile zarobię w tym miesiącu? (przychody)
• Ile mnie to będzie kosztowało? (koszty stałe i zmienne)
• Co mnie może zaskoczyć? (wydatki nieregularne, sezonowość)
• Na co mnie stać? (inwestycje, zatrudnienie, ekspansja)

- Odpowiedź na te pytania może zmieścić się na jednej kartce A4 albo w prostym arkuszu Excel czy Google Sheets - przekonuje ekspert eFaktor. I jak dodaje, działanie bez budżetu to prosty krok do katastrofy.

Duże zlecenie, czy mnie na nie stać? Jak dobrze skalkulować cash flow?

Impulsem do rozwoju firmy może być oczywiście wymarzony kontrakt, ale zanim go podpiszemy, warto się zastanowić czy podołamy temu wyzwaniu. Warto zrobić plan działania, przeanalizować, czy do realizacji zlecenia będziemy potrzebować dodatkowych pracowników, z jakich pieniędzy ich opłacimy, jak sfinansujemy realizację zadania, zanim otrzymamy wynagrodzenie za jego wykonanie. Warto sobie uświadomić, że nawet jeśli otrzymamy zaliczkę, to ta wynosi zwykle od 5 do 10 proc. wartości całego kontraktu. Dlatego resztę trzeba wyłożyć ze środków własnych. Pierwsze faktury za wykonane prace wpływają najczęściej po 30 dniach od zakończenia zlecenia, a w podpisanej przez nas umowie może być też dłuższy termin płatności jak 60 czy 90 dni, a w przypadku umów z jednostkami samorządu terytorialnego termin oczekiwania na zapłatę może być jeszcze dłuższy.

- Jeśli właściciel nie skalkulował cash flow w rozbiciu na tygodnie, firma może zacząć wydawać szybciej, niż zarabia. To klasyczna spirala zadłużenia: zaczyna się od własnych środków, potem schodzi się do oszczędności, a następnie pojawia się pytanie: kto mi teraz pożyczy? Osobiście polecam wtedy naszą usługę tj. faktoring, czyli przyspieszanie płatności z faktur - podkreśla Łukasz Kazimierczak z eFaktor.

Dlatego, jak zaznacza ekspert, zanim podpiszemy umowę ze zleceniodawcą, musimy zadać sobie kilka podstawowych pytań:

• Czy mam odpowiednią liczbę ludzi?
• Czy mam pieniądze na start?
• Kiedy przyjdzie przelew od klienta?
• Czy ten kontrakt nie zablokuje reszty firmy?
• Czy w umowie jest zgoda na cesję wierzytelności?
• Czy mogę przyspieszyć płatność z faktur?

Jak i czy można się zabezpieczyć przed nieuczciwym kontrahentem i utratą płynności finansowej? 

Jednym z rozwiązań, które może uchronić przedsiębiorców przed utratą płynności finansowej, a nawet bankructwa, zwłaszcza tych z sektora MŚP, ale nie tylko, jest faktoring. To proste narzędzie finansowe, które pozwala właścicielom firm na szybką zamianę wystawionych faktur z odroczonym terminem płatności na gotówkę, która jest wypłacana niemal od ręki. Ta usługa pozwala zachować płynność finansową firmy, ponieważ nie musimy sięgać po rezerwy finansowe, a jeśli takich nie mamy, po drogie kredyty w bankach czy pożyczenie pieniędzy od rodzinny i znajomych.

W przeciwieństwie do kredytu bankowego, który jest produktem jednorazowym i uruchamiany jest raz, faktoring zapewnia stały dostęp do środków obrotowych – im częściej z niego korzystamy, tym bardziej obniża się jednostkowy koszt finansowania, a jednocześnie zwiększają się obroty firmy. Dzięki temu nie tylko nie obciążamy limitów kredytowych w banku, ale możemy także zwiększyć skalę działania, rozwijać ofertę produktową lub usługową, co bezpośrednio przekłada się na wzrost zysków.

- Ważne jest, aby przedsiębiorca zastrzegł w umowie możliwość zbywalności wierzytelności. To umożliwia sprzedaż nieprzeterminowanej faktury faktorowi i otrzymanie szybkiej płatności na konto od faktora – zwraca uwagę ekspert eFaktor.

Zachowanie stabilności finansowej w firmie jest niezwykle istotne, bo nie tylko minimalizuje ryzyko bankructwa, czy utraty płynności finansowej, ale także pozwala na zachowanie silniejszej pozycji negocjacyjnej w rozmowach z innymi kontrahentami. Mając stały i niezagrożony dopływ gotówki, przedsiębiorca nie musi decydować się na wątpliwą współpracę z niepewnymi kooperantami. Ma większe szanse na rozwój i jest bardziej wiarygodny dla partnerów biznesowych.

Przedsiębiorcy, którzy zastosują się do tych kilku prostych zasad, mogą mieć pewność, że ich firma nie tylko przetrwa różne zawirowania, ale będzie też rosnąć w siłę. Przedsiębiorstwo, które jest zdrowo zarządzane, ma zdecydowanie większe szanse na zwiększenie zysków i umocnienie swojej pozycji na rynku. Dobrze prowadzona firma to podwójny zysk dla jej właściciela. Przede wszystkim zaoszczędzi mu wielu trosk i rwania włosów z głowy, i co ważne, jeśli nie najważniejsze, pozwoli zachować zdrowie i dobrą kondycję samego przedsiębiorcy.