KSeF wchodzi w kolejny etap. "1 kwietnia może być wesoło"

Z odbieraniem faktur przez KSeF także małe firmy już się zetknęły, bo od lutego w ten sposób trafiają do nich dokumenty ze stacji paliw, od operatorów telekomunikacyjnych, leasingodawców czy dostawców mediów. Teraz niemal wszyscy będą musieli przestawić się także na wystawianie faktur przez państwowy system. 

Na razie wielu przedsiębiorców odsuwa działania związane z KSeF na ostatnią chwilę. - Mamy cały czas konsultacje z osobami, które nadal potrzebują wsparcia. Dopiero logują się do tego systemu, zapoznają się z tematem, więc 1 kwietnia może być wesoło - mówiła w TOK FM księgowa Beata Boruszkowska z Centrum Usług B2B, była prezes Krajowej Izby Biur Rachunkowych.

Organizacje biznesowe wskazują, że wśród małych firm jest wielu przedsiębiorców wykluczonych cyfrowo, którzy do dziś wypisują faktury długopisem - i dla nich KSeF będzie największym wyzwaniem. - Inaczej patrzy się z poziomu dużych firm, które najczęściej mają swoje systemy finansowe, kadrowe, a jest sporo osób, które w biznesie działają same i mogą w tym gąszczu się pogubić - podkreśla Agnieszka Durlik z Krajowej Izby Gospodarczej.

KSeF na ostatnią chwilę. Co robić?

Jak wykorzystać ostatnie dni, które zostały do tej rewolucji? Księgowi radzą, żeby przede wszystkim do KSeF się zalogować i zobaczyć, jak ten system działa, jakie są w nim opcje. Ministerstwo Finansów udostępnia też wersję testową, w której można na próbę wystawić fakturę. Istnieje też możliwość zainstalowania aplikacji KSeF na telefon. - Uważam, że ona jest nawet bardziej intuicyjna i dobrze się na niej pracuje. Jeżeli ktoś wystawia niewiele faktur miesięcznie i z KSeF-u potrzebuje tylko pobierać faktury, które ktoś na niego wystawił, aplikacja na telefon świetnie sobie z tym poradzi - podkreśla Beata Boruszkowska.

Jeżeli przedsiębiorca korzysta z oprogramowania księgowego, sprawa jest bardziej skomplikowana: musi wygenerować w Krajowym Systemie e-Faktur certyfikat, wgrać go w swój program komercyjny i zsynchronizować się z ministerialnym KSeF-em. A jeśli przedsiębiorca korzysta z usług biura rachunkowego, musi nadać mu w tym systemie uprawnienia.

Co ważne - wystawianie faktur przez KSeF nie dotknie na razie tych, których miesięczna sprzedaż na faktury (a nie całkowita sprzedaż, na przykład w sklepie dla zwykłych klientów) nie przekroczy 10 tysięcy złotych brutto. Przy czym chodzi tylko o sprzedaż na faktury, a więc na rzecz innego przedsiębiorcy. Jeśli ten limit zostanie przekroczony, przedsiębiorca automatycznie wpada w obowiązek związany z Krajowym Systemem e-Faktur. - Wtedy trzeba się w nim zarejestrować, zalogować, zintegrować i już od tego momentu jest się w KSeF, nawet jeżeli byłoby to tylko w jednym miesiącu - podkreśla Beata Boruszkowska.

KSeF. Co poszło nie tak przy pierwszej turze? 

Pierwsza część tej rewolucji, wprowadzona 1 lutego, ujawniła choroby wieku dziecięcego KSeF, z problemami dotyczącymi logowania na czele. Czy teraz, kiedy skala jest dużo większa, te problemy mogą się powtórzyć? - Jeżeli dobrze zostanie zarządzony aspekt logowania, to mam nadzieję, że nie, ale skala może być duża - mówi Agnieszka Durlik z KIG. Ministerstwo Finansów zapewnia, że wszystko jest dopięte na ostatni guzik, do systemu można logować się Profilem Zaufanym i aplikacją mObywatel.

Ale problemów z KSeF-em na początku było więcej. - Wychodziły różne błędy. Czasami nie zgadzały się kwoty, często nie umieliśmy czytać tych faktur, bo mają inną budowę - na przykład dodatkowe opłaty nie były zawarte w nazwie towaru czy usługi, tylko trzeba było ich szukać na dodatkowych polach faktury. Albo ktoś wystawił fakturę w KSeF, ale na przykład zrobił spację w numerze NIP i odbiorca nie mógł jej odebrać - wylicza błędy Beata Boruszkowska.

KSeF wyklucza też poprawki faktur i noty korygujące. Teraz, jeśli na fakturze jest błąd, nie można jej wycofać, a wszelkie błędy trzeba prostować - również wystawianymi przez KSeF fakturami korygującymi.

Dobre strony KSeF

Przy czym KSeF ma też swoje dobre strony. To koniec z fakturami w papierze, zagubionymi dokumentami i duplikatami, choć do końca tego roku dla kwot do 450 złotych będą działać jeszcze papierowe paragony z NIP. Można szybciej realizować płatności za faktury, które do KSeF trafiają. To też mniej możliwości prób wyłudzeń i fałszywych faktur. System na pewno jest gigantyczną rewolucją, w której polski biznes przechodzi z papieru na dokumenty elektroniczne. 

Źródło: TOK FM