Rewolucja z fakturami wchodzi w życie. "Będziemy mieli trochę bałaganu"

Czym jest KSeF?

KSeF zastępuje obecny sposób wystawiania i odbierania faktur papierowych albo przesyłanych mailem. To system umożliwiający generowanie, udostępnianie i przechowywanie faktur. Jego głównym celem jest centralizacja - teraz dokumenty sprzedaży trafiają do jednej, centralnej bazy Ministerstwa Finansów.

System jest zaprojektowany tak, żeby w ciągu godziny przyjąć tyle faktur, ile normalnie jest wystawianych w obrocie gospodarczym w ciągu całego dnia. Co ważne: KSeF dotyczy obrotu między przedsiębiorcami. A zatem - jeśli ktoś pobiera faktury na osobę fizyczną, np. w aptece - do ulgi rehabilitacyjnej albo w sklepie budowlanym - do ulgi termomodernizacyjnej, albo za okulary - do rozliczenia z pracodawcą, wciąż może prosić o papierowy dokument.

Kogo dotyczy KSeF? 

Na razie KSeF obejmuje tylko duże firmy. Ale zmiana dotknie wszystkich przedsiębiorców - także tych najmniejszych, którzy odbierają od dużych faktury na przykład za telefon, internet, media, raty leasingowe czy paliwo. Choć w przypadku paliw największy ich sprzedawca, czyli Orlen, już zapowiada że nadal - jak dotychczas - będzie wystawiał faktury papierowe, przynajmniej w okresie przejściowym (do początku kwietnia). Warto bowiem pamiętać, że dopuszczone jest jeszcze wydawanie faktur, które wydrukuje kasa fiskalna. Drobni przedsiębiorcy muszą się jednak przygotować, że będzie przybywało faktur wystawianych im przez KSeF.

Kiedy mniejsi dołączą do KSeF?

Najmniejsi przedsiębiorcy na razie będą odbierać faktury przez KSeF. Wystawianie mają zacząć od 1 kwietnia, z wyjątkiem tych najdrobniejszych - o miesięcznej sprzedaży do 10 tysięcy złotych, którzy obowiązkowo do systemu przystąpią z początkiem przyszłego roku. Mają więc okres przejściowy na przetestowanie nowych rozwiązań.

Czy przedsiębiorcy są gotowi na KSeF?

- Jak przy każdym wdrożeniu jest dużo niepokojów. Jeśli ktoś wdrażał system w dużych organizacjach (...) wie, że musi być proces adaptacji do niego - mówiła w TOK FM Joanna Makowiecka-Gatza, szefowa Pracodawców RP. O ile duże firmy z zapleczem księgowo-technicznym KSeF opanowały, o tyle więcej problemów mogą mieć mniejsi.

W Polsce działa około 2,5 miliona drobnych przedsiębiorców i nie wszyscy są na KSeF gotowi. - Nadal są w Polsce przedsiębiorcy, którzy wypisują faktury długopisem. I to będzie pewnie dla nich ogromna zmiana i duża trudność na początku - mówiła w TOK FM Karolina Opielewicz z reprezentującej mały i średni biznes Krajowej Izby Gospodarczej.

KSeF w praktyce. Jak to działa?

Faktura w KSeF to nie będzie dokument, do którego przyzwyczaili się przedsiębiorcy, ale ustandaryzowany plik. Co ważne - system w żaden sposób nie będzie informował, że czeka w nim nowa faktura, więc trzeba go regularnie sprawdzać (choćby ze względu na zapisane na fakturze terminy płatności). Prawdopodobnie wielu sprzedawców - przynajmniej na początku - będzie mailowo wysyłać powiadomienie o wystawionej fakturze.

Do systemu przedsiębiorca loguje się na stronie ksef.podatki.gov.pl lub przez swój program księgowy - o ile ten jest zintegrowany z KSeF.

W systemie - w zakładce "Lista faktur" - można sprawdzić, czy czekają na nas nowe dokumenty. Jeśli są, będzie można je pobrać przy użyciu bezpłatnych aplikacji, jakie udostępnia Ministerstwo Finansów i zaksięgować (wiele systemów księgowych może je pobierać automatycznie). Można też upoważnić biuro rachunkowe do pobierania faktur i zapewne ten sposób wybierze najwięcej przedsiębiorców.

Faktury z KSeF można pobrać w PDF i wydrukować - jeśli jest to potrzebne do załatwienia spraw, takich jak rejestracja samochodu czy rozliczenie dotacji.

Dobre strony KSeF

Dokumenty będą leżeć w KSeF 10 lat. To dobra strona nowego systemu, bo oznacza koniec papierowych i zagubionych faktur. - Będzie jeden wspólny system, w którym znajdą się wszystkie faktury i na przykład Urząd Skarbowy będzie je mógł przejrzeć w przypadku kontroli, bez konieczności dosyłania czy drukowania dokumentów za poszczególne okresy - podkreśla Karolina Opielewicz z Krajowej Izby Gospodarczej.

KSeF zmniejszy też zjawisko fałszywych faktur. Fiskus deklaruje, że dzięki temu będzie lepiej typował przedsiębiorców do kontroli. - Długofalowo uważam to za dobre rozwiązanie, ale oczywiście jest sporo ryzyk - podkreśla Joanna Makowiecka-Gatza, szefowa Pracodawców RP.

Ministerstwo Finansów zapewnia, że potężne dane o przedsiębiorcach, które będzie gromadzić KSeF, będą bezpieczne i nie będą nadużywane, a urzędnicy fiskusa nie będą mogli swobodnie po nich buszować.

Paragon z NIP-em jeszcze zostaje

Co ważne, poza KSeF do końca tego roku zostają tzw. paragony z NIP-em. To popularne rozwiązanie, w którym - przy drobnych firmowych zakupach do 450 złotych - nie ma potrzeby wystawiania i pobierania pełnej faktury (w takim przypadku paragon z NIP-em pełni rolę faktury uproszczonej). I to narzędzie zostanie w użytku do końca tego roku - od 2027 roku zniknie i wówczas wszystkie dokumenty księgowe będą musiały być pełnymi fakturami, a co za tym idzie - przejść przez KSeF. 

"Wszystko jest dopięte na ostatni guzik" - zapewniało przed startem systemu Ministerstwo Finansów. Pierwsze dni lutego pokażą, jak te zapowiedzi sprawdzą się w praktyce.

- Na pewno będziemy mieli pewną dozę bałaganu - mówi Karolina Opielewicz z Krajowej Izby Gospodarczej. Przedsiębiorcy, z którymi rozmawialiśmy, boją się przede wszystkim, że system okaże się skomplikowany, że będą musieli poświęcić dodatkowy czas na "papierkową" robotę i że wzrosną koszty usług księgowych. Ministerstwo Finansów solennie zapewnia, że w tym roku nie będzie żadnych kar dla przedsiębiorców za błędy w KSeF. 

Źródło: TOK FM