Dobra komunikacja wewnętrzna nie tylko pomaga liderom i pracownikom, ale jest kluczowa dla sukcesu firmy. Także w okresie okołowyborczym!

W okresie wyborów nie da się nie rozmawiać w pracy o polityce

Zdaniem ekspertki Ada Borucka nawet tematy polityczne mogą być poruszane w firmie w sposób neutralny i być okazją do budowania wartości. Trzeba jednak pamiętać o kilku kluczowych zasadach, gdy takie tematy zaczynają się pojawiać w przestrzeni zawodowej. - Trzeba pilnować, żeby to nie był temat, który dzieli ludzi w naszej organizacji. My i tak mamy podzielony naród i problem z tym, żeby się w czymkolwiek zgodzić ze sobą, bo głównie szukamy różnic. Polityka będzie tym tematem, z którym będzie nam mniej przyjaźnie, a przecież nikomu nie pracuje się dobrze w złych warunkach - wyjaśnia rozmówczyni Marzeny Mazur.

To, na co warto zwrócić uwagę, gdy pojawiają się tematy polityczne, to jak takie rozmowy wpływają na zespół. - Liderzy, którzy mają inne poglądy polityczne niż ich podwładni, znacznie częściej namawiają ich do głosowania na swoją partię niż ci, którzy mają podobne poglądy - mówi Ada Borucka, powołując się na raport ' Wpływ rozmów o polityce na relacje i komunikację w miejscu pracy'. A to już jest agitacja.

Przywołany raport pokazuje, że menadżerowie dość chętnie dzielą się z podwładnymi informacjami o swoich preferencjach politycznych, pomimo że z perspektywy biznesowej taka wiedza nie tylko niczego nie wnosi, ale może wręcz utrudniać współpracę. - Ponieważ lider, opowiadając się de facto po którejś ze stron, daje znać wszystkim tym, którzy nie są po tej samej stronie, że nie gramy do jednej bramki, nie jesteśmy z jednego teamu - wyjaśnia ekspertka. Podobny negatywne wydźwięk może pojawić się nie tylko wówczas, gdy szef zdradzi swoje preferencje wyborcze wprost, ale także wtedy, gdy głośno komentuje zdarzenia i wypowiedzi polityków w czasie kampanii wyborczej. Czasem wystarczy żart z jakiegoś polityka, żeby zainicjować podział zespołu na "my" i "oni".

'Nie dzielić tylko łączyć ludzi'

To, co jest więc kluczowe, to uświadomienie liderom, jaki wpływ na zespół mogą mieć jego postawy i wypowiedzi oraz przypomnienie, że ich rolą jest łączenie ludzi, a nie dzielenie.

Z drugiej strony wartością firm i zespołów jest ich różnorodność. - Potrzebujemy ludzi, którzy myślą trochę inaczej, pracują trochę inaczej i mają różne podejście - przypomina Ada Borucka. - Skoro lider ma mocny, różnorodny zespół, to prawdopodobnie są tam też różne poglądy, różne wartości, różne podejścia do tematów, co jest zdrowe dla organizacji, dla zespołu i dla wszystkich dookoła.

To oznacza, że menadżer z góry powinien założyć, że ta różnorodność w zespole, którą sobie ceni, oznacza też różne poglądy polityczne. Do tego, jeśli w organizacji pielęgnujemy kulturę szacunku, włączenia i promujemy postawę bycia uważnym oraz słuchania innych, to takie zachowania powinien prezentować także lider, nie komentując, wyśmiewając czy zachwalając wybranych kandydatów w wyborach. I dopuszczać, że w jego grupie są ludzie, którzy myślą inaczej niż on.

Wyrażanie poglądów to nie tylko agitacja słowna

Założycielka agencji PinPoint zwraca uwagę, że nie tylko słowa menadżera są istotne. Na jego postawy i sympatie mogą wskazywać także rozsyłane memy, komentarze publikowane w mediach społecznościowych, ale też jakiekolwiek materiały agitacyjne, takie jak przypinki, czapeczki, t-shirty, plakaty hasłami popierającymi konkretnego kandydata zawieszane w okolicy biurka, tapety, czy nawet wygaszacze instalowane na ekranach komputerów.

Nie oznacza to oczywiście, że lider musi być całkowicie neutralny. Wyrażanie własnych poglądów może jednocześnie pozostawiać przestrzeń na uszanowanie poglądów innych. - Lepiej odwoływać się do wartości firmowych, takich, które łączą, np. że w tej firmie możemy mieć różne poglądy - tłumaczy ekspertka i wyjaśnia, że nie ma niczego złego w dyskutowaniu na różne tematy, wyjaśnianiu, z czego wynikają takie czy inne nasze poglądy, argumentowaniu. Natomiast zdecydowanie należy unikać opowiadania się po którejś stronie.

Rozmówczyni Marzeny Mazur zaznacza też, że namawianie wprost do oddania głosu na kandydata preferowanego przez szefa, może nadużyć zaufanie przełożonego i to nie tylko na czas kampanii, ale na długie miesiące czy lata.

Jak wykorzystać przedwyborcze emocje pracowników na korzyść społeczeństwa i organizacji?

Kampania wyborcza to nie tylko dobry czas, żeby podkreślić wagę i wartość różnorodności w zespole. Organizacja może także próbować rozwijać u pracowników postawy brania odpowiedzialności. - Możemy przypominać ludziom, na czym polega demokracja, możemy też zachęcać ich do głosowania - uważa Ada Borucka.

Zarówno szefowie, jak i członkowie zespołów powinni rozumieć, co jest niewskazaną agitacją polityczną, a co pożądanym budowaniem postaw proobywatelskich i działaniami profrekwencyjnymi.

Podsumowując zalecenia dla liderów, do zastosowania w swoich organizacjach w czasie przedwyborczym, ekspertka jeszcze raz podkreśla:

• szef nie powinien epatować swoimi poglądami wyborczymi i namawiać do głosowania na swoją partię, bo to działa długofalowo negatywnie, nadwyręża zaufanie. Odnotowano nawet skrajne przypadki, gdy pracownicy w takich sytuacjach rezygnowali z pracy,
• warto stworzyć przestrzeń do dyskusji, przedstawiania różnych poglądów przypominając o zasadach dobrego dialogu, kulturalnej wymiany zdań przy różnicy poglądów,
• dobrze jest wykorzystać ten czas do podejmowania działań profrekwencyjnych i budowanie postaw obywatelskich.

- Jak wynika z badań przeprowadzonych w Stanach Zjednoczonych, firmy, które zachęcają do tego, żeby pracownicy brali udział w wyborach i tłumaczą proces wyborczy, cieszą się długofalowym zaufaniem i są traktowane jako odpowiedzialny pracodawca - mówi Ada Borucka.

Polskim przykładem mądrej i przemyślanej akcji w okresie okołowyborczym, która miała cel profrekwencyjny i co prawda nie odbywała się w obszarze biznesu, tylko ruchu kobiet, zainicjowanego oddolnie, była akcja 'Kobiety na wybory', do której przyłączały się firmy, chcące budować postawy obywatelskie swoich pracowników.

Komunikacja wewnętrzna. 'Po co my to robimy?'

Kluczowa rola lidera w komunikacji z pracownikami nie obejmuje jednak wyłącznie tak szczególnych momentów w życiu kraju jak okres przedwyborczy, ale ma miejsce w organizacjach na co dzień.

Już sam fakt, czy pracownicy wiedzą, po co wykonują swoją pracę, pokazuje, czy komunikacja wewnątrz firmy działa prawidłowo.

- Chcemy dać ludziom tyle informacji i uzbroić ich w taką wiedzę, żeby mogli wykonywać swoją pracę z sensem, grać do jednej bramki i żeby przynosiło to korzyści całej organizacji - wyjaśnia definicję komunikacji wewnętrznej Ada Borucka, ekspertka od komunikacji liderskiej, założycielką agencji PinPoint.

Pikniki z pracownikami, wysyłany cyklicznie newsletter czy spotkania z prezesem, to różne metody prowadzenia komunikacji wewnętrznej. Jak ją planować i realizować, aby była efektywna i przynosiła korzyści zarówno organizacji jak i pracownikom?

- Przede wszystkim trzeba odpowiedzieć sobie na pytanie, po co my to robimy, bo oczywiście można biegać z taczką, którą albo zapomnimy załadować, albo nie będziemy wiedzieli dokąd biegniemy - mówi ekspertka.

Dobra komunikacja powinna dotrzeć do odbiorcy i wpłynąć na jego zachowania. Powinna być dobrze zaplanowana i wcale nie wymaga wielu kanałów dotarcia.

Czy dobra komunikacja wewnętrzna opłaca się organizacji?

Nie każda firma potrafi w dojrzały sposób zorganizować procesy komunikacyjne. Ada Borucka jest zdania, że poświęcenie czasu i środków na zorganizowanie działu komunikacji wewnętrznej może się firmie opłacić - Żeby ludziom pracowało się lepiej, to muszą rozumieć co i po co robią.

Ekspertka zauważa, że w Polsce jeszcze często organizacje nie traktują komunikacji wewnętrznej jako jednego z ważnych procesów biznesowych, a raczej jako dodatek, który warto mieć, ale jednak nie jest kluczowy i często są ważniejsze sprawy.

- Jak porównujemy firmy w Polsce i w Wielkiej Brytanii, to zupełnie inny profil ludzi odpowiada za komunikację wewnętrzną. W Wielkiej Brytanii prowadzą ją osoby po 40, 50 roku życia, które obeszły już bardzo wiele działów w firmie i tam idą na koniec, bo mają mądrość całej firmy i są w stanie faktycznie połączyć wszystko w całość - wyjaśnia ekspertka. Z kolei u nas do komunikacji kierowane są osoby, które potrafią pisać. Mają więc za zadanie pisać maile do ludzi, których ci i tak nie czytają.

Są firmy, które zamykają czaty czy fora firmowe, na których wcześniej pracownicy wypowiadali się negatywnie, wskazywali błędy, narzekali. Zdaniem rozmówczyni Marzeny Mazur taka postawa jest błędem. Zablokowanie kanałów komunikacji nie oznacza, że potrzeba wypowiedzenia się załogi nie znajdzie sobie innego ujścia. Ekspertka podała przykład firmy, w której komunikacja przeniosła się do pobliskiego zakładu fryzjerskiego i to tam ludzie zaczęli opowiadać sobie o tym, co się dzieje w zakładzie zatrudniającym dużą część mieszkańców miasteczka.

- Pytanie, czy to chcemy mieć to poza firmą i nie móc tym zarządzić, czy jednak lepiej tę dyskusję utrzymać firmowo, słyszeć, o czym ludzie mówią i zarządzić tą rozmową - pyta specjalistka od komunikacji liderskiej.

Komunikacja musi być dwustronna

Zanim zaczniemy przygotowywać komunikację dla pracowników, powinniśmy wcześniej podjąć wysiłek wsłuchania się w potrzeby odbiorców. - Musimy wiedzieć, do kogo mówimy, co tych ludzi boli, interesuje, co jest dla nich ważne - tłumaczy Ada Borucka. Trzeba więc połączyć wcześniej etap odbierania, czyli słuchania pracowników i etap nadawania. Pracownicy niechętnie słuchają dobrych wiadomości o zyskach firmy jeśli mają złe warunki pracy, czy właśnie nastąpiło obcięcie premii.

Prezes, który nie jest w biurze na co dzień i przyjeżdża raz na jakiś czas, może nie mieć świadomości, z jakimi problemami borykają się ludzie.

Tu pojawia się dylemat jak dowiedzieć się, co zajmuje pracowników i jakich komunikatów od szefa oczekują ludzie pracujący w firmie. Założycielka agencji komunikacji PinPoint uważa, że warto wykorzystać kilka prostych metod zbierania informacji. Oto kilka z nich:

• nie należy unikać codziennych kontaktów i rozmów np. na korytarzu, choć nie dla każdego lidera jest to naturalna forma komunikacji z pracownikami. Podczas takich kontaktów nie chodzi o to, żeby komunikować coś pracownikom, tylko nastawić się na słuchanie tego, o czym oni chcą powiedzieć,
• warto mieć zespół (asystentkę, zespół komunikacji wewnętrznej czy komórkę w dziale HR), który powie szefom prawdę o tym, o czym mówią ludzie na korytarzach, z czego są niezadowoleni, o co pytają,
• warto korzystać z tzw. skip level meeting (z ang. spotkanie pomijające), podczas których szef wyższego szczebla, np. prezes, spotyka się z pracownikami dwa, trzy poziomy niżej, bez obecności ich przełożonych. Tego typu kontakty nie są formalne, mogą mieć miejsce np. podczas wspólnego lunchu, na który prezes zejdzie do kafeterii.
• warto organizować chaty z podwładnymi i dawać przestrzeń do wypowiadania się czy zadawania pytań.

Co jednak ważne - podobne interakcje nie powinny mieć charakteru jednorazowego, muszą być powtarzalne, żeby oswajać z nimi pracowników, bo tylko wtedy komunikacja stanie się naturalna, szczera, a informacje zaczną skutecznie przepływać w obie strony.