Można "zapytać", a nie "złożyć zapytanie". W Opolu urzędnicy mają używać prostego języka
- W upraszczaniu języka urzędnikom z Opola pomagać będzie zespół specjalistek z Uniwersytetu Opolskiego;
- Pomysł pochodzi od mieszkańców, którzy sygnalizują, że urzędowe dokumenty bywają niezrozumiałe;
- Powstanie specjalny poradnik, prowadzone będą też warsztaty i szkolenia.
"W dniu dzisiejszym" czy "złożyć zapytanie" to jedne z bardziej oczywistych przykładów urzędniczego języka. A można przecież "dzisiaj" "zapytać". Albo "kupić" - zamiast pojawiającego się często zwrotu: "dokonać nabycia na drodze transakcji kupna-sprzedaży". W takim właśnie upraszczaniu języka miejskim urzędnikom i urzędniczkom w Opolu pomagać będzie zespół specjalistek z Uniwersytetu Opolskiego.
Pomysł - jak słyszymy w urzędzie - pochodzi od samych mieszkańców, którzy sygnalizują, że urzędowe dokumenty bywają często niezrozumiałe. - To problem, który przewija się w debacie publicznej i oczywiście nie dotyczy tylko Opola. Mieszkańcy zwracają uwagę, że zamiast pisać prostymi słowami używamy dziwnych konstrukcji, a żeby je zrozumieć, potrzebna jest prawie maszyna szyfrująca - stwierdza Adam Leszczyński, rzecznik prasowy urzędu miasta Opola.
Dlatego opolscy urzędnicy mają zostać wyposażeni w kodeks dobrych praktyk językowych - w formie skryptu, który pozwoli im zmienić nawyki. Przykładów nie trzeba szukać daleko. - Na stronie internetowej urzędu miasta mamy taki zwrot: "Ogłoszenie o wyłożeniu do publicznego wglądu projektu miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego Szczepanowice 3 w Opolu". Chodzi po prostu o to, że wykładamy nowy plan zagospodarowania przestrzennego i prosimy mieszkańców o opinie i uwagi na jego temat - mówi Leszczyński.
Co do tego, że miejscy urzędnicy podołają planowanym zmianom, rzecznik nie ma wątpliwości. - Skoro potrafią na bieżąco dostosowywać się do zmieniających się wciąż przepisów i kodeksów, to myślę, że ze zmianą nawyków i operowaniem prostą polszczyzną też nie będą mieć problemu - mówi.
Mieszkanie za 1 zł? Scenariusz włoski w Polsce jest całkiem realny
Najpierw poradnik, potem szkolenia
Zespół badawczy, który w tym zakresie współpracuje z urzędem miasta, powstał w Instytucie Językoznawstwa Uniwersytetu Opolskiego. Pokieruje nim prof. dr hab. Jolanta Nocoń, a pracować w nim będą również prof. UO dr hab. Danuta Lech-Kirstein, prof. UO dr hab. Anna Tabisz i dr Marta Chyb-Winnicka.
W tym roku skoncentrują się na stworzeniu poradnika językowego dla urzędników, a w przyszłym - poprowadzą warsztaty i szkolenia dla osób pracujących w urzędzie miasta. - Oczywiście nie będziemy wyważać otwartych drzwi. Podstawowe wskazówki dotyczące upraszczania języka urzędowego są dostępne dla każdego w Internecie, na stronach rządowych, warto z nich korzystać. My chcemy między innymi przyjrzeć się specyfice języka poszczególnych wydziałów, szczególnie tych mających najczęstszy kontakt z petentami, i pracować również nad upraszczaniem całych pism urzędowych - mówi nam prof. Anna Tabisz, dyrektorka Instytutu Językoznawstwa UO, miejska radna i przewodnicząca Komisji doraźnej ds. Równości i Różnorodności.
W zespole są też specjalistki z dziedziny lingwistyki tekstu i genologii tekstu. - Zajmiemy się więc nie tylko stroną stricte językową, czyli leksykalną i składniową, ale też chcemy się przyjrzeć strukturze tekstów tworzonych przez urzędników - dodaje prof. Tabisz.
Tysiice przedwczesnych zgonów i chorób. Mieszkańcy mają dość
Pisz prosto i krótkimi zdaniami
Sporo pracy nasza rozmówczyni przewiduje m.in. w obszarach pracy urzędu i korespondencji związanej z podatkami, budownictwem czy urbanistyką. - Istotne jest to, by urzędnicy nie nadużywali skomplikowanych wyrazów. W tekstach kierowanych do mieszkańców powinno być ich nie więcej niż około 15 proc. Co do składni - najlepiej jak najprostsza, by na przykład liczba słów w zdaniu nie przekraczała około dwudziestu. Trzeba też unikać wielokrotnie złożonych zdań, bo ich sens nie każdy jest w stanie zrozumieć - stwierdza prof. Tabisz.
Rekomenduje również udzielanie instrukcji przy użyciu czasowników w 2. osobie liczby pojedynczej, czyli zwrotów typu "dołącz zdjęcie" zamiast "należy załączyć zdjęcie". A w przypadkach, w których uniknięcie potoku paragrafów i skomplikowanych wyrażeń mogłoby pozbawić dokument jego prawnej mocy - warto dołączyć drugą wersję napisaną jednak językiem prostym.
Jak dodaje językoznawczyni - ważną cechą języka urzędniczego powinna być jego inkluzywność. - Ma to być język, który nie może wykluczać nikogo komunikacyjnie. Wśród osób, które chcą załatwić coś w urzędzie, są przecież osoby o różnych kompetencjach - w tym takie, które mogą mieć problem ze zrozumieniem urzędniczo-prawniczego języka. Są również osoby o szczególnych potrzebach związanych z komunikacją - podkreśla prof. Tabisz. Stąd bardzo ważna w pracy uniwersyteckiego zespołu jest kooperacja z miejskim Biurem ds. Dostępności, którego zadaniem jest właśnie wspieranie osób ze szczególnymi potrzebami w dostępie do usług świadczonych przez urząd miasta Opola.
Krótszy dystans i lepsza atmosfera
Mieszkańcom Opola mającym kłopot ze zrozumieniem otrzymanego dokumentu pomoc udzielana jest na bieżąco - słyszymy od rzecznika urzędu miasta Opola. - Oprócz całej wykładni prawnej, którą można znaleźć na stronach urzędu, podajemy zawsze numer telefonu kontaktowego do pracowników urzędu. Mieszkańcy dzwonią i nieraz w ciągu kilku minut rozmowy zrozumieją więcej niż z tego jednostronicowego pisma - przyznaje Adam Leszczyński.
Jest szansa, że po wdrożeniu zmian opracowywanych na Uniwersytecie Opolskim takie telefony nie będą już potrzebne. Lub przynajmniej - w mniejszym zakresie. I być może zmieni się coś jeszcze. - Skoro chodzi o tworzenie atmosfery inkluzywności, to ten prostszy, empatyczny język będzie się też przekładał na emocje i na relacje między osobami reprezentującymi urząd, a tymi, którzy przychodzą do urzędu coś załatwić - mówi prof. Anna Tabisz - Jeżeli ten język będzie częściowo skracał dystans, unikniemy zapewne wielu zakłóceń komunikacyjnych i może urzędnikom będzie się pracować przyjemniej, a i mieszkańcom przyjemniej załatwiać sprawy - podsumowuje.
