Pułapki AI w pracy - jak się ich wystrzegać? "Amerykanin nakryje się nogami ze szczęścia"

• Narzędzia AI ułatwiają pisanie służbowych wiadomości; 
• Jak zastrzegła jednak w TOK FM Olga Pietrykiewicz, korzystanie z nich to nie zawsze jest dobry pomysł. Szczególnie, jeśli kopiujemy wszystko np. z ChatGPT;
• Jak pisać skuteczne i profesjonalne e-maile biznesowe z pomocą AI - bez wpadek i niezręczności?

Wiele osób korzysta z narzędzi AI, w tym np. ChatGPT i Copilot, do pisania wiadomości służbowych. I choć jest to oszczędność czasu, to jak zastrzega w TOK FM Olga Pietrykiewicz, nierzadko czyhają tu pułapki. A to, jak wskazała, email brzmi sztucznie, a to zbyt formalnie, a to jakby napisała go maszyna z poprzedniej epoki.

W ocenie prowadzącej audycję "English Biz", problemów nastręczyć może już sam rejestr językowy. - AI może automatycznie przyjąć czasami zbyt oficjalny lub zbyt potoczny ton, zależnie od polecenia. Oczywiście, musimy zdawać sobie z tego sprawę. I tu wskazówka. Musimy podawać wyraźnie, jaki ton chcemy osiągnąć np. uprzejmy, ale bez przesady. Profesjonalny, ale przystępny - zastrzegła. 

Wskazała przy tym, że np. zdanie "I remain at your disposal, should you require further information" ("Pozostaje do państwa dyspozycji, jeśli będą potrzebne dodatkowe informacje") może być zbyt formalne. Lepsze, zapewniła, bo bardziej naturalne byłoby: "Let me know if you need anything else" ("Daj znać, jeśli będziesz czegoś potrzebować"). Równie dobre, jak od razu dodała, mogą okazać się także: "Please don't hesitate to reach out", "Feel free to contact me. I am happy to help", "Let me know if there is anything further" czy np. "If anything else comes to mind, I'm just an email away". 

- Warto też pamiętać o nagłówku, bo słyszałam już bardzo dużo historii o tym, że ktoś dostawał np. mail zaczynający się od "Dear insert name", czyli bez podania nazwiska czy też nazwy firmy. To zdecydowanie bardziej komiczne niż pomocne - podkreśliła. 

Urzędowa paplanina i sekretarka z lat 70.

Olga Pietrykiewicz zwróciła też uwagę na ton i intonację. -  AI potrafi czasami brzmieć chłodno, bezosobowo, a nawet jak automat, czym oczywiście jest. Dlatego dodajmy coś ciepłego, wręcz pokażmy ludzkie emocje. Nawet w krótkich zdaniach. I tak np. wiadomość "We acknowledge receipt of your complaint" ("Potwierdzamy otrzymanie skargi") może być zbyt techniczne. Za to bardziej ludzkie będzie: "Thanks for bringing this to our attention. We are looking into it" ("Dzięki za sygnał. Już się tym zajmujemy"). 

Oceniła przy tym, że AI "świetnie sobie radzi z treścią, ale gorzej z empatią". - Dlatego musimy o niej pomyśleć już we własnym zakresie. Stąd też zamiast " Thanks for bringing this to our attention. We are looking into it", można spróbować z takimi zdaniami jak np. "We appreciate you flagging this". "Thank you for highlighting this". "Thanks for pointing this out". To wszystko doskonałe, biznesowe sformułowania - podkreśliła. 

Quiz:

Ukończ quiz i odbierz nagrodę do -40% na TOK FM Premium!

Zniżka zależy od uzyskanego wyniku.

Poprawnych odpowiedzi Zniżka

100% -40%

81-99% -30%

61-80% -25%

41-60% -20%

0-40% -10%

Promocje nie łączą się.

Progi nagród

1/0

Dalej

A czego wystrzegać się przy używaniu sztucznej inteligencji w wpisaniu maili biznesowych? - Klisz i oklepanych zwrotów. Sztuczna inteligencja często używa wyrażeń, które są przestarzałe lub brzmią nienaturalnie. Lepiej zamienić je na bardziej współczesne i autentyczne. Przykład? Zdanie "Please do not hesitate to contact me" ("Proszę bez wahania się ze mną skontaktować") może mieć bardziej bardziej nowoczesną wersję, czyli "Feel free to reach out if you have questions" ("Pisz śmiało, jeśli masz pytania"). 

To o tyle istotne, tłumaczyła, że język z lat 90. może faktycznie brzmieć jak urzędowa paplanina, a AI często go jeszcze używa, bo bazuje na danych z przeszłości. - Dlatego moi faworyci to zdecydowanie: "Don't hesitate to get in touch, if anything is unclear", "Please let me know, if you need any clarification",  I'm happy to assist, if you have any further questions" - wyliczyła. 

Radziła też w tym kontekście, by wystrzegać się przestarzałych wyrażeń, tak by "nie zacząć brzmieć jak sekretarka z lat 70. Zamiast "Yours faitfhfully (Z wyrazami szacunku"), które pojawia się w każdym podręczniku do nauki języka angielskiego w biznesie, w wielu sytuacjach jest dużo lepiej zastąpić go aktualnymi i niesamowicie popularnymi czyli "Best regards" albo "Kind regards" ("Z pozdrowieniami", "Serdecznie pozdrawiam"). 

Z drugiej strony, zastrzegła, wystrzegamy się także kopiowania wszystkiego prosto z ChatGPT. - Słyszałam historie, że jedna firma zlokalizowana na Domaniewskiej testowała AI do pisania maili z podziękowaniami. Po tygodniu zauważyli, że ich wiadomości brzmiały jak listy miłosne. Co drugie zdanie to było "Your contribution means the world to us", "We are endlessly grateful for your unmatched support" - wskazała konkretny przykład. 

Redakcja poleca

Karol Nawrocki. Młody, wysoki i zna angielski. Tego możecie nie wiedzieć o kandydacie PiS

"Amerykanin nakryje się nogami ze szczęścia"

Prowadząca "English Biz" radziła też zwrócić szczególną uwagę na idiomy i metafory. A to tym bardziej, jak podkreśliła, że AI może podsunąć nam taki, który nie będzie pasował do kontekstu. Przykładem, wskazała, może być zdanie: "Let's not put the card before the horse" ("Nie stawiajmy wozu przed koniem"), czyli nie róbmy rzeczy w złej kolejności. - Jak wyślemy coś takiego np. do Francuzów czy Niemców, którzy nie lubią szukać drugiego dna, to prędzej dostaniemy konia i módlmy się, żeby to nie była konina. Dlatego lepiej napisać, czyli "Let's finalize the budget before we move on" ("Najpierw zamknijmy budżet, potem przejdźmy dalej") - przekonywała. 

Na koniec podkreśliła, by nie zapominać o dopasowaniu tonu do kraju i odbiorcy. O ile, tłumaczyła, "w Niemczech będziemy bardzo bezpośredni, to w Japonii musimy już z wyczuciem". Stąd np. wskazała, kiedy mówimy "Can we jump on a quick call?" ("Czy możemy się zdzwonić na szybko?"), to będzie to mile widziane w USA, ale "może wydać się zbyt luzackie dla menedżera z Austrii".

- Lepiej zamienić to na: "Would you be available for a brief call?", "Shall we schedule a short call to align on the details?", "Can we arrange a quick catch up over the phone". Ale też pamiętajcie: Nie ma absolutnie nic złego w "Can we jump on a quick call?". Amerykanin nakryje się nogami ze szczęścia - skwitowała w TOK FM. 

Źródło: TOK FM